Legal / Privacy Policy - Employees and Recruitment

Privacy Policy - Employees and Recruitment

Last modified date: July 12, 2023

INFORMATION CLAUSE FOR OUR EMPLOYEES, ASSOCIATES AND PERSONS TAKING PART IN THE RECRUITMENT PROCESS

This information clause ("Clause") is addressed to the persons referred to in §1 clause 2 below and is intended to explain to you the rules for the processing of personal data ("Data"), including in particular the Data obtained through the https://surferseo.com/ website ("Website"). We are committed to ensuring that the Data is processed in accordance with the law, including Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (the "General Data Protection Regulation") ("GDPR").

§1. Controller of Data

1. The controller of your Data is Surfer sp. z o.o. with its registered office in Wrocław (Pl. Solny 14/3, 50-062 Wrocław, Poland), entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register by the District Court for Wrocław-Fabryczna in Wrocław, 6th Economic Department of the National Court Register under KRS No.: 0000752993, NIP No.: 8971860264, with the share capital of PLN 53,600.00 ("We").

2. We are the controller of your Data, subject to the terms and conditions set out below if you have the status of a person participating in the recruitment process, or our employee or associate.

3. You can contact us:

  1. 3.1. via e-mail: [email protected]; or
  2. 3.2. in writing to: Pl. Solny 14/3, 50-062, Wrocław, Poland.

§2. Information on the processing of your Data

1. Depending on the situation, your Data is processed by us for the following purposes and on the following legal bases:

  1. 1.1. to conclude and perform the agreement or to take actions before concluding the agreement, in connection with: (i) correspondence (e.g. via e-mail), (ii) your participation in the recruitment process, or (iii) an employment or cooperation agreement concluded with you (Article 6(1)(b) of the GDPR);
  2. 1.2. to fulfil a legal obligation incumbent upon us, including in connection with an employment or cooperation agreement entered into with you in particular with regard to maintaining employee records, performing PIT payer duties and making notifications and reporting to the Social Insurance Institution (ArticIe 6(1)(c) of the GDPR);
  3. 1.3. to pursue our legitimate interest, which is establishment, exercise or defence of legal claims (Article 6(1)(f) of the GDPR);
  4. 1.4. to pursue our legitimate interest, which is to ensure the proper use of the equipment provided to you by us and the proper use of your working time, or the provision of services, by monitoring your business e-mail and other electronic service accounts provided by us (Article 6(1)(f) of the GDPR);
  5. 1.5. to confirm your capacity to perform your work and your state of health, including the degree of disability, if any, in connection with the performance of your obligations under labour law and social security (Article 9(2)(b) of the GDPR);
  6. 1.6. for other purposes, where it is lawful to do so, of which you will be informed in advance, and if required by applicable law, we will ask for your consent e.g. for future recruitment or for additional data provided in recruitment documents, e.g. photos, or to use your data for marketing and promotional purposes, or to enable you to enjoy employee benefits (Article 6(1)(a) of the GDPR).

2. Your provision of Data is voluntary, but necessary to achieve the purposes referred to above.

3. In accordance with the principle of minimization, we process only the Data that is necessary to achieve the purposes referred to above.

4. Your Data will be processed by us for the period necessary to achieve the purposes indicated above, i.e. depending on the relationship between us and you, if you are:

  1. 4.1. a candidate for employment – your Data will be processed for the duration of the recruitment process, and if you consent to the processing of your Data for future recruitment – for 1 year from the date of consent;
  2. 4.2. our employee or associate – your Data will be processed for the duration of the employment/cooperation agreement between you and us or until the statute of limitations for any claims related to that agreement has expired.

Notwithstanding the foregoing, your Data may be processed in any case until our legal obligation to process it expires.

5. Where the basis for the processing of the Data is your consent, then the Data shall be processed by us until the consent is withdrawn, and after the withdrawal, for a period corresponding to the period of limitation of claims that may be raised thereunder. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing of Data before its withdrawal.

6. Your Data may be transferred to entities cooperating with us, including entities providing IT, PR, accounting, and legal services, to our customers and counterparties, entities offering employee benefits as well as to all institutions authorized under applicable laws, in particular courts and tax offices.

7. In justified cases, your Data may be transferred outside the EU. In that case, we ensure their confidentiality and ensure that only Data necessary for the proper performance of the agreement will be transferred and the transfer will be based on appropriate safeguards required by law.

8. You have the right to:

  1. 8.1. access the Data – you have the right to access and inspect your Data, as well as to obtain information about which Data is processed and how; you also have the right to obtain a copy of your Data, with the first copy being issued free of charge, while any subsequent copies may incur an administrative fee;
  2. 8.2. correct or update the Data – to ensure that the Data stored by us to corresponds to the actual information and is up-to-date; if your Data has changed, is incorrect, or has been incorrectly recorded by us – please inform us;
  3. 8.3. deletion of Data – you have the right to request that we delete your Data and that we also inform other entities with whom we have shared it of this;
  4. 8.4. restriction of processing – you can demand that we limit the scope of processing of your Data – until the matter is clarified, we will limit ourselves to storing it;
  5. 8.5. transfer of Data – you have the right to receive your Data in a format that allows you to view it on your computer, and the right to transfer the Data in such format to another controller;
  6. 8.6. object to the processing of Data – you have the right to object to the processing of your Data based on our legitimate interests; we will accept your objection unless we demonstrate the existence of valid legitimate grounds for the processing which override your interests;
  7. 8.7.  file a complaint with a supervisory authority – in Poland, the President of the Personal Data Protection Office;
  8. 8.8.  withdraw your consent – in case the processing is based on Article 6(1)(a) of the GDPR.

Your Data is not subject to automated decision-making, including profiling.

§3. Final Information

1. Any matters not covered by the Clause shall be governed by our general privacy policy available here and the relevant mandatory provisions of law.

2. In view of developments in technology and the development of our offer, the Clause may be subject to change, of which we will inform you through the Website.

3. Date of the last modification: 12th of July 2023.

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA NASZYCH PRACOWNIKÓW, WSPÓŁPRACOWNIKÓW I OSÓB BIORĄCYCH UDZIAŁ W REKRUTACJI

Niniejsza klauzula informacyjna („Klauzula”) adresowana jest do osób wskazanych w §1 ust. 2 poniżej i ma na celu wyjaśnienie Ci zasad przetwarzania danych osobowych („Dane”), w tym w szczególności Danych uzyskanych za pośrednictwem strony internetowej https://surferseo.com/ („Serwis”). Dokładamy starań, aby Dane były przetwarzane zgodnie z prawem, w tym zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).

§1. Administrator Danych

1. Administratorem Twoich Danych jest Surfer sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (Pl. Solny 14/3, 50-062 Wrocław, Polska), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000752993, NIP: 8971860264 i kapitale zakładowym: 53.600,00 zł („My”).

2. Jesteśmy administratorem Twoich Danych, na zasadach określonych poniżej, jeżeli masz status: osoby uczestniczącej w procesie rekrutacji lub naszego pracownika lub współpracownika.

3. Możesz skontaktować się z nami:

  1. 3.1. za pośrednictwem e-mail: [email protected]; lub
  2. 3.2. pisemnie na adres: Pl. Solny 14/3, 50-062, Wrocław, Polska.

§2. Informacje dotyczące przetwarzania Twoich Danych

1. W zależności od sytuacji, Twoje Dane przetwarzane są przez nas w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

  1. 1.1. zawarcia i wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, w związku z: (i) korespondencją (np. za pośrednictwem e-mail), (ii) Twoim uczestnictwem w procesie rekrutacji lub (iii) zawartą z Tobą umową o pracę lub umową o współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
  2. 1.2. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas, w tym w związku z zawartą z Tobą umową o pracę lub umową o współpracy,  w szczególności w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wykonywania obowiązków płatnika podatku PIT oraz dokonywania zgłoszeń i raportowania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych  (art. 6 ust. 1 pkt c) RODO);
  3. 1.3. realizacji naszego uzasadnionego interesu którym jest ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  4. 1.4. realizacji naszego uzasadnionego interesu którym jest zapewnienie właściwego wykorzystywania udostępnionego Ci przez nas sprzętu oraz właściwego wykorzystania czasu pracy albo świadczenia usług, poprzez monitoring służbowej poczty elektronicznej oraz innych, udostępnionych przez nas kont do usług elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
  5. 1.5. potwierdzenia Twojej zdolności do wykonywania pracy oraz Twojego stanu zdrowia, w tym ewentualnego stopnia niepełnosprawności w związku z wykonywaniem obowiązków z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (art. 9 ust. 2 lit. b) RODO);
  6. 1.6. w innych celach, gdy będzie to zgodne z prawem, o czym zostaniesz uprzednio poinformowany, a jeżeli obowiązujące prawo będzie tego wymagać, poprosimy Cię o wyrażenie na to zgody, np. na potrzeby przyszłych rekrutacji lub w zakresie dodatkowych danych podanych w dokumentach rekrutacyjnych, np. zdjęć lub w celu wykorzystania Twoich danych w celach marketingowych i promocyjnych lub w celu umożliwienia Ci korzystania z benefitów pracowniczych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

2. Podanie przez Ciebie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, o których mowa powyżej.

3. Zgodnie z zasadą minimalizacji, przetwarzamy tylko te Dane, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa powyżej.

4. Twoje Dane będą przetwarzane przez nas przez okres niezbędny do osiągnięcia wskazanych powyżej celów, tj. w zależności od łączącej nas z Tobą relacji, jeżeli jesteś:

  1. 4.1. kandydatem do pracy – Twoje Dane będą przetwarzane przez okres trwania procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Twoich Danych w przyszłych rekrutacjach – przez okres 1 roku od dnia wyrażenia na to zgody;
  2. 4.2. naszym pracownikiem lub współpracownikiem – Twoje Dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania łączącej Cię z nami umowy o pracę/współpracy albo do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych tą umową.

Niezależnie od powyższego, Twoje Dane będą mogą być przetwarzane w każdym przypadku do chwili wygaśnięcia po naszej stronie obowiązku prawnego ich przetwarzania.

5. W sytuacji, gdy podstawą przetwarzania Danych jest Twoja zgoda, wówczas Dane są przetwarzane przez nas do momentu jej wycofania, a po cofnięciu przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, które mogą być podnoszone z tego tytułu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Danych do czasu wycofania zgody.

6. Twoje Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z nami, w tym podmiotom świadczącym usługi z zakresu IT, PR, usługi księgowe i prawne, naszym klientom i kontrahentom, podmiotom oferującym benefity pracownicze, a także wszystkim instytucjom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności sądom i urzędom skarbowym.

7. W uzasadnionych przypadkach Twoje Dane mogą być przesyłane poza UE. Wówczas zapewniamy ich poufność oraz zapewniamy, że przekazane będą tylko Dane niezbędne do prawidłowego wykonania umowy z nami a przekazanie oparte będzie na odpowiednich zabezpieczeniach wymaganych przez prawo.

8. Masz prawo do:

  1. 8.1. dostępu do Danych – masz prawo do dostępu i wglądu do swoich Danych, uzyskania informacji o tym, które z nich są przetwarzane i w jaki sposób; masz także prawo do otrzymania kopii Danych, przy czym pierwsza kopia jest wydawana bezpłatnie, zaś każda kolejna może powodować naliczenie opłaty administracyjnej;
  2. 8.2. poprawy lub zaktualizowania Danych – aby przechowywane przez nas Dane odpowiadały faktycznym informacjom i były aktualne, jeśli Twoje Dane uległy zmianie, są nieprawidłowe lub zostały nieprawidłowo zapisane przez nas - poinformuj nas o tym;
  3. 8.3. usunięcia Danych – masz prawo żądać, byśmy usunęli Twoje Dane oraz byśmy poinformowali o tym także inne podmioty, którym je udostępniliśmy;
  4. 8.4. ograniczenia przetwarzania - możesz żądać od nas ograniczenia zakresu przetwarzania Twoich Danych - do czasu wyjaśnienia sprawy ograniczymy się do ich przechowywania;
  5. 8.5. przekazania Danych - masz prawo do otrzymania swoich Danych w formacie umożliwiającym przeglądanie ich na komputerze oraz prawo do przeniesienia Danych w takim formacie do innego administratora;
  6. 8.6. sprzeciwu wobec przetwarzania Danych - masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich Danych w oparciu o nasz uzasadniony interes; uwzględnimy Twój sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów;‍
  7. 8.7. złożenia skargi do organu nadzorczego - w Polsce: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
  8. 8.8. cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Twoje Dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie podlegają profilowaniu.

§3. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie sprawy nieuregulowane Klauzulą reguluje nasza ogólna polityka prywatności dostępna tutaj oraz odpowiednie obowiązkowe przepisy prawa.

2. Rozwój technologii oraz rozwój naszej oferty powoduje, że Klauzula może ulec zmianom, o których będziemy Cię informować za pośrednictwem Serwisu.

3. Data ostatniej modyfikacji: 12 lipca 2023

Table of contents
...
spis treści
...