Privacy Policy - Counterparties

INFORMATION CLAUSE FOR COUNTERPARTIES AND PERSONS REPRESENTING CUSTOMERS OR COUNTERPARTIES

This information clause ("Clause") is addressed to the persons referred to in §1 clause 2 below and is intended to explain to you the rules for the processing of personal data ("Data"), including in particular the Data obtained through the https://surferseo.com/ website ("Website"). We are committed to ensuring that the Data is processed in accordance with the law, including Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (the "General Data Protection Regulation") ("GDPR").

§1. Controller of Data

1. The controller of your Data is Surfer sp. z o.o. with its registered office in Wrocław (Pl. Solny 14/3, 50-062 Wrocław, Poland), entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register by the District Court for Wrocław-Fabryczna in Wrocław, 6th Economic Department of the National Court Register under KRS No.: 0000752993, NIP No.: 8971860264, with the share capital of PLN 53,600.00 ("We").

2. We are the controller of your Data, subject to the terms and conditions set out below if you have the status of a counterparty who has entered into a contract with us of a type other than a contract for the provision of services ("Counterparty"), being an individual; a person representing the Counterparty or a customer who has entered into a service contract with us ("Contract"), by accepting the terms and conditions available on the Website ("Customer") or a person designated by the Customer or the Counterparty to contact us.

3. If you are the person representing the Customer or the Counterparty or the person designated by them to contact us, we received your Data (name and surname, e-mail address, telephone number, official position) from the Customer or the Counterparty that you represent or act on behalf of.

4. You can contact us:

1. 4.1. via e-mail: [email protected]; or
2. 4.2. in writing to: Pl. Solny 14/3, 50-062, Wrocław, Poland.

§2. Information on the processing of your Data

1. Depending on the situation, your Data is processed by us for the following purposes and on the following legal bases:

1. 1.1.    if you are a Counterparty – to conclude and perform the contract concluded with you, or to take action before concluding the contract, in connection with correspondence (e.g. via e-mail, contact form or chat box of the Website) (Article 6(1)(b) of the GDPR);
2. 1.2.    to pursue our legitimate interest which is: (i) which is establishment, exercise or defence of legal claims; (ii) if you are a person representing the Customer or Counterparty, or a person designated by them to contact us – the performance of the contract concluded with the entity you represent; (iii) correspondence with you, including, if you are a person representing the Customer, sending you information about the services and their functionalities available on the Website, including marketing information, or other information related to the contract concluded; and (iv) if you are a person representing the Customer, taking actions by us to facilitate the use of our electronically provided services by the entity you represent and improving the functionality of these services (Article 6(1)(f) of the GDPR);
3. 1.3.    for the purpose of fulfilling our legal obligations (e.g. under accounting, tax regulations), including those related to the contract concluded with you or the entity you represent;
4. 1.4.    for other purposes, where it is lawful to do so, of which you will be informed in advance, and if required by applicable law, we will ask you for your consent (Article 6(1)(a) of the GDPR).

2. Your provision of Data is voluntary, but necessary to achieve the purposes referred to above.

3. In accordance with the principle of minimization, we process only the Data that is necessary to achieve the purposes referred to above.

4. Your Data will be processed for the period necessary for the performance of the Contract (or any other type of contract), and after its termination, for the period necessary for the  pursuit of our legitimate interests, i.e. until the statute of limitations for claims expires or up to 30 (thirty) days after the expiry of the Contract (or any other type of contract), which is related to the existence of backups of the Website, thanks to which we can maintain the integrity of your Data. Notwithstanding the foregoing, your Data may be processed in any case until our legal obligation to process it expires.

5. Where the basis for the processing of the Data is your consent, then the Data shall be processed by us until the consent is withdrawn, and after the withdrawal – for a period corresponding to the period of limitation of claims that may be raised thereunder. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing of Data before its withdrawal.

6. Your Data may be transferred to entities cooperating with us, including entities providing IT, PR, accounting, and legal services, as well as to all institutions authorized under applicable laws, in particular courts and tax offices.

7.    In justified cases, your Data may be transferred outside the EU. In that case, we ensure their confidentiality and ensure that only Data necessary for the proper performance of the Contract will be transferred and the transfer will be based on appropriate safeguards required by law.

8.     You have the right to:

1. 8.1.  access the Data – you have the right to access and inspect your Data, as well as to obtain information about which Data is processed and how; you also have the right to obtain a copy of your Data, with the first copy being issued free of charge, while any subsequent copies may incur an administrative fee;
2. 8.2.  correct or update the Data – to ensure that the Data stored by us corresponds to the actual information and is up-to-date; if your Data has changed, is incorrect, or has been incorrectly recorded by us – please inform us;
3. 8.3.  deletion of Data – you have the right to request that we delete your Data and that we also inform other entities with whom we have shared it of this;
4. 8.4.  restriction of processing – you can demand that we limit the scope of processing of your Data – until the matter is clarified, we will limit ourselves to storing it;
5. 8.5.  transfer of Data - you have the right to receive your Data in a format that allows you to view it on your computer, and the right to transfer the Data in such format to another controller;
6. 8.6.  object to the processing of Data – you have the right to object to the processing of your Data based on our legitimate interests; we will accept your objection unless we demonstrate the existence of valid legitimate grounds for processing which override your interests;
7. 8.7.  file a complaint with a supervisory authority – in Poland, the President of the Personal Data Protection Office;
8. 8.8.  withdraw your consent – in case the processing is based on Article 6(1)(a) of the GDPR.

9. Your Data is not subject to automated decision-making, including profiling.

§ 3. Source of personal data

In most cases, we have received your Data from You. If the Data was not provided to us by You, the source is the organisation of which you are a representative/employee/contractor or was obtained by us from publicly available sources such as social platforms or publicly available websites. In such cases, we process the Data in the following scope: your first name, surname, contact details (telephone number, e-mail address), the organisation of which you are a representative or employee or co-operator, your function within it or your previous business or professional activities (these are the so-called "categories of personal data concerned").

§4. Final Information

1. Any matters not covered by the Clause shall be governed by our general privacy policy available here and the relevant mandatory provisions of law.
2. In view of the developments in technology and the development of our offer, the Clause may be subject to change, of which we will inform you through the Website.
3. Date of the last modification: 12th of July 2023.

‍

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KONTRAHENTÓW I OSÓB REPREZENTUJĄCYH KLIENTÓW LUB KONTRAHENTÓW

Niniejsza klauzula informacyjna („Klauzula”) adresowana jest do osób wskazanych w §1 ust. 2 poniżej i ma na celu wyjaśnienie Ci zasad przetwarzania danych osobowych („Dane”), w tym w szczególności Danych uzyskanych za pośrednictwem strony internetowej https://surferseo.com/ („Serwis”). Dokładamy starań, aby Dane były przetwarzane zgodnie z prawem, w tym zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).

§1. Administrator Danych

1. Administratorem Twoich Danych jest Surfer sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (Pl. Solny 14/3, 50-062 Wrocław, Polska), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000752993, NIP: 8971860264 i kapitale zakładowym: 53.600,00 zł („My”).

2. Jesteśmy administratorem Twoich Danych, na zasadach określonych poniżej, jeżeli masz status: kontrahenta, który zawarł z nami umowę innego rodzaju niż umowa o świadczenie usług („Kontrahent”), będącego osobą fizyczną;  osoby reprezentującej Kontrahenta lub klienta, który zawarł z nami umowę o świadczenie usług („Umowa”), akceptując regulamin dostępny w Serwisie („Klient”) lub osoby wyznaczonej przez Klienta lub Kontrahenta do kontaktu z nami.

3. Jeżeli jesteś osobą reprezentującą Klienta lub Kontrahenta lub wyznaczoną przez niego do kontaktu z nami, otrzymaliśmy Twoje Dane (w postaci: imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu oraz stanowiska służbowego) od Klienta lub Kontrahenta, którego jesteś przedstawicielem lub w którego imieniu działasz.

4. Możesz skontaktować się z nami:

1. 4.1. za pośrednictwem e-mail: [email protected]; lub
2. 4.2. pisemnie na adres: Pl. Solny 14/3, 50-062, Wrocław, Polska.

§2. Informacje dotyczące przetwarzania Twoich Danych

1. W zależności od sytuacji, Twoje Dane przetwarzane są przez nas w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. 1.1 jeżeli jesteś Kontrahentem – zawarcia i wykonania zawartej z Tobą umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, w związku z korespondencją (np. za pośrednictwem e-mail, formularza kontaktowego lub okienka czatu Serwisu) (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
2. 1.2. realizacji naszego uzasadnionego interesu którym jest: (i) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami; (ii) jeżeli jesteś osobą reprezentującą Klienta lub Kontrahenta lub osobą wyznaczoną przez niego do kontaktu – realizacja umowy zawartej z podmiotem, który reprezentujesz; (iii) prowadzenie z Tobą korespondencji, w tym, jeżeli jesteś osobą reprezentującą Klienta, wysyłanie Ci informacji o usługach i ich funkcjonalnościach dostępnych w Serwisie, w tym informacji o charakterze marketingowym, lub innych informacji związanych z zawartą umową; oraz (iv) jeżeli jesteś osobą reprezentującą Klienta, podejmowanie przez nas działań mających na celu ułatwienie podmiotowi, który reprezentujesz korzystanie z naszych usług świadczonych drogą elektroniczną i poprawy funkcjonalności tych usług (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
3. 1.3. w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych (np. wynikających z przepisów księgowych, podatkowych), w tym związanych z umową zawartą z Tobą lub podmiotem, który reprezentujesz;
4. 1.4. w innych celach, gdy będzie to zgodne z prawem, o czym zostaniesz uprzednio poinformowany, a jeżeli obowiązujące prawo będzie tego wymagać, poprosimy Cię o wyrażenie na to zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

2. Podanie przez Ciebie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, o których mowa powyżej.

3. Zgodnie z zasadą minimalizacji, przetwarzamy tylko te Dane, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa powyżej.

4. Twoje Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania Umowy (lub innego rodzaju umowy) oraz po jej zakończeniu, przez okres niezbędny do realizacji naszych uzasadnionych interesów tj. odpowiednio do czasu przedawnienia roszczeń lub do 30 (trzydziestu) dni po wygaśnięciu Umowy (lub innego rodzaju umowy), co związane jest z istnieniem kopii zapasowych Serwisu, dzięki którym umożliwiamy zachowanie integralności Twoich Danych. Niezależnie od powyższego, Twoje Dane mogą być przetwarzane w każdym przypadku do chwili wygaśnięcia po naszej stronie obowiązku prawnego ich przetwarzania.

5. W sytuacji, gdy podstawą przetwarzania Danych jest Twoja zgoda, wówczas Dane są przetwarzane przez nas do momentu jej wycofania, a po cofnięciu przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, które mogą być podnoszone z tego tytułu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Danych do czasu wycofania zgody.

6. Twoje Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z nami, w tym podmiotom świadczącym usługi z zakresu IT, PR, usługi księgowe i prawne, a także wszystkim instytucjom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności sądom i urzędom skarbowym.

7. W uzasadnionych przypadkach Twoje Dane mogą być przesyłane poza UE. Wówczas zapewniamy ich poufność oraz zapewniamy, że przekazane będą tylko Dane niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy a przekazanie oparte będzie na odpowiednich zabezpieczeniach wymaganych przez prawo.

8. Masz prawo do:

1. 8.1.  dostępu do Danych – masz prawo do dostępu i wglądu do swoich Danych, uzyskania informacji o tym, które z nich są przetwarzane i w jaki sposób; masz także prawo do otrzymania kopii Danych, przy czym pierwsza kopia jest wydawana bezpłatnie, zaś każda kolejna może powodować naliczenie opłaty administracyjnej;
2. 8.2.  poprawy lub zaktualizowania Danych – aby przechowywane przez nas Dane odpowiadały faktycznym informacjom i były aktualne, jeśli Twoje Dane uległy zmianie, są nieprawidłowe lub zostały nieprawidłowo zapisane przez nas - poinformuj nas o tym;
3. 8.3.  usunięcia Danych – masz prawo żądać, byśmy usunęli Twoje Dane oraz byśmy poinformowali o tym także inne podmioty, którym je udostępniliśmy;
4. 8.4.  ograniczenia przetwarzania - możesz żądać od nas ograniczenia zakresu przetwarzania Twoich Danych - do czasu wyjaśnienia sprawy ograniczymy się do ich przechowywania;
5. 8.5.  przekazania Danych - masz prawo do otrzymania swoich Danych w formacie umożliwiającym przeglądanie ich na komputerze oraz prawo do przeniesienia Danych w takim formacie do innego administratora;
6. 8.6.  sprzeciwu wobec przetwarzania Danych - masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich Danych w oparciu o nasz uzasadniony interes; uwzględnimy Twój sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów;‍
7. 8.7.  złożenia skargi do organu nadzorczego - w Polsce: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
8. 8.8.  cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

9. Twoje Dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie podlegają profilowaniu.

§ 3. Źródło danych osobowych

W większości przypadków Twoje Dane otrzymaliśmy od Ciebie. Jeżeli Dane nie zostały nam podane przez Ciebie, ich źródłem jest podmiot, którego jesteś przedstawicielem, pracownikiem lub współpracownikiem lub zostały przez nas pozyskane z publicznie dostępnych źródeł takich jaki serwisy społecznościowe lub publicznie dostępne strony internetowe. W takich przypadkach przetwarzamy Dane w zakresie: imienia, nazwiska, danych kontaktowych (numeru telefonu adresu poczty elektronicznej), organizacji której jesteś przedstawicielem, pracownikiem lub współpracownikiem, pełnionej w niej funkcji lub Twojej dotychczasowej aktywności gospodarczej lub zawodowej (są to tzw. „kategorie odnośnych danych osobowych”).

§ 4. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie sprawy nieuregulowane Klauzulą reguluje nasza ogólna polityka prywatności dostępna tutaj oraz odpowiednie obowiązkowe przepisy prawa.

2. Rozwój technologii oraz rozwój naszej oferty powoduje, że Klauzula może ulec zmianom, o których będziemy Cię informować za pośrednictwem Serwisu.

3. Data ostatniej modyfikacji: 12 lipca 2023 r.

‍